留学生在申请日本院校时，准备一份合适的院校推荐信是非常重要的。以下是根据您提供的信息和我所知的相关知识整理的步骤和要点：
步骤一：了解要求
阅读募集要项：每个学校对推荐信的要求可能不同，务必仔细阅读所申请学校专业的募集要项。
确认推荐人要求：有些学校可能要求提交两位不同推荐人的推荐信，或者要求学院盖章。
步骤二：寻找推荐人
选择推荐人：推荐人最好是熟悉你的人，如专业课老师和毕业论文指导老师。
级别要求：如果目标院校有特定级别要求（如院长推荐），则需要努力寻找相应级别的推荐人。
步骤三：撰写推荐信
开头：介绍被推荐者本人及与推荐者的关系，表明推荐的目的。
主体：详细介绍被推荐人的学习情况、态度、成绩、学术和研究能力，举例说明个人品质，如责任心、团队合作精神、创新思维等，以及性格和人际关系。
结尾：总结被推荐人的优点和潜力，表达希望其到日本留学深造的愿望。
落款：写明推荐人的姓名、所属机构、职务职称、联系方式，并注明日期（落款日期建议空着，以便在需要时填写）。
步骤四：准备推荐信
语言要求：日语系学生最好提供中日文两种语言的推荐信，非日语专业则尽量提供中英文两种语言的推荐信。
打印、盖章、密封：按照学校的要求进行打印、盖章，并确保信封密封。
注意事项
推荐信的有效期：日本院校通常要求推荐信在3个月内有效，请在使用时填写落款日期。
个性化：针对不同的学校和专业，推荐信的内容应有所差异，以体现对目标院校的了解和尊重。
请根据以上步骤准备推荐信，并确保所有材料符合目标院校的要求。