在撰写日语留学文书或材料时，正确使用平假名（ひらがな）和片假名（カタカナ）是非常重要的。以下是一些基本的指南：
平假名：
用于表示日本语单词，通常用于日常对话和书写非正式文本。
片假名：
用于表示外来语，特别是英语单词的音译，以及某些专有名词和强调的词汇。
书写规则：
正式场合：在正式场合，如书信、合同等，建议使用汉字（かんじ），因为许多中年日本人更熟悉汉字。
非正式场合：在非正式场合，如日常对话，可以使用平假名。
外来语：如果单词是外来语，尤其是英语单词的音译，通常使用片假名。
示例：
证明书：しょうめいしょ / shōmei-shō
印鉴证明书：いんかんしょうめいしょ / inkan-shōmei-shō
身份证：みぶん / mibin
注意事项：
不要随意混合使用平假名和汉字，这可能会导致误解。
对于不常见的汉字，建议使用平假名，因为即使日本人也不一定都认识。
在书写时，注意日语的语法和习惯，以确保文书的专业性和清晰度。
希望这些信息能帮助你更好地撰写日语留学文书。