在日本留学时，如果遇到问题或不满学校的决定，可以通过以下步骤进行申诉：
了解学校的申诉制度
不同学校可能有不同的申诉制度，留学生应该首先了解学校的申诉规定。可以通过学校的官方网站、学生事务处或国际学生办公室等渠道获取相关信息。
与学校相关部门沟通
在遇到问题时，首先应该与学校相关部门进行沟通，如教务处、学生事务处、国际学生办公室等。通过向这些部门提出问题，留学生有可能得到解决方案。
准备申诉材料
在进行申诉时，留学生需要准备相关的申诉材料，包括详细描述问题、证明材料、申诉理由和要求等。确保材料的真实性和完整性，并按照学校的要求进行格式化和提交。
提交申诉材料
将准备好的申诉材料递交给学校指定的申诉部门或负责人。通常申诉信要交到考试组委会或学生事务处，他们会依情况安排后续流程，可能有听证会环节。
等待学校的处理结果
学校在收到留学生的申诉材料后会进行调查和处理，留学生需要耐心等待学校的处理结果。通常学校会在一定时间内（如15个工作日）给出答复。
进行上级申诉
如果对学校的处理结果不满意，留学生可以进行上级申诉。可以向学校的上级部门或教育主管部门提出申诉，并等待上级部门的处理结果。在申诉过程中，可以寻求专业法律或教育咨询机构的帮助。
示例申诉信结构：
开头
编写一封申请信，说明你为什么要提出申诉，简短地介绍所需要证明的材料，并表明你的立场。
主体
问题描述：详细描述你遇到的问题或不满的决定。
证据材料：列出所有相关的证据和文件，如成绩单、医疗记录、通信记录、课程大纲等。
申诉理由：清楚地解释为什么当前的决定或评估是不公或不正确的，并提供具体的例子和详实的证据。
结尾
表达你对申诉结果的期望，并感谢收件人阅读你的申诉信。
注意事项：
及时提交：注意申诉的截止日期，过期的申诉通常不会被接受。
清晰具体：在申诉书中明确指出问题所在，清楚地解释为什么当前的决定或评估是不公或不正确的。
正式格式：使用正式的语言和适当的格式撰写申诉材料，以显示出你的专业性。
通过以上步骤和注意事项，留学生可以更有效地进行申诉，维护自己的权益。