在职留学办理护照需要准备以下材料和要求：
近期免冠照片
需要一式四张近期（半年内）正面免冠彩色半身证件照（光面相纸）。
照片必须是正面（头像居中）免冠照片，不佩戴头饰，不化浓妆，佩戴眼镜者眼镜不能反光。
照片底色背景必须是白色或淡蓝色。
照片要求人像清晰，层次丰富，神态自然，黑白照片、翻拍照片或用打印机打印的照片不受理。
规格尺寸为48x33毫米半身证件照，头部宽度为21-24毫米，长度为28-33毫米，不得超出规定尺寸。
个人身份证明材料
本人居民身份证。
户口簿。
如果是临时身份证，也可以提交。
其他可能需要的材料
户口薄首页、本人资料页、变更页及身份证的复印件。
填写完整的《中国公民因私出国（境）申请表》。
未满十六周岁的公民需要由其监护人陪同，并提交其监护人出具的同意出境的意见、监护人的居民身份证或者户口簿、护照及复印件。
特定情况下的额外要求
在居民身份证领取、换领、补领期间，可以提交临时居民身份证和户口簿及复印件。
疫情期间，如有紧急情况如境外留学、就业、商务等需求，可以申请办理护照。
办理流程
携带上述材料前往公安机关出入境管理机构申请出国留学普通护照。
递交材料后，填写《中国公民出入境证件申请表》，并缴纳相关费用。
办理完成后，可以自行前往领取护照，也可以采用快递形式。
建议提前准备好所有必需的材料，并咨询当地公安机关出入境管理机构以获取详细的办理流程和最新要求。